同时，如何科学审视办公成本的构成也需要很多企业管理者转变观念。耗材、纸张、设备维护等支出，这些文印成本自然是我们看得见、算得出的，然而更多背后的隐形成本却往往容易被忽视，就像员工成本、办公效率成本等等。如何真正有效地全面降低可见和隐形文印成本？无疑，这项“技术活”需要交给一位可靠的工作伙伴来完成。
可见成本一目了然：佳能uniFLOW解决方案为你全方位监控成本
对于办公文印可见成本的把控，实行双面打印、进行员工打印权限设定、降低费打印率等等都是有效办法，但同时如何全面了解企业全面的打印现状更是执行成本把控手段的前提。佳能文档打印管理解决方案uniFLOW可是成本监控以及策略执行的一把好手。
能够定期为企业决策者们提供一份详尽的打印业务健康报告是uniFLOW的一项特有“本领”。这是目前业界少有的能发现发现不良打印习惯的图文报告。管理者可以随时了解公司佳能智简数码复合机的打印成本、打印量、高峰打印时间、打印作业类型、双面/单面打印、彩色/黑白打印等等信息，并通过各式的图表分析来使用户对打印状况一目了然。
对于企业的打印特点有了全面掌握后，接下来要做的，就是通过佳能uniFLOW进行智简数码复合机的彩色输出控制、按用户计费、各部门的打印费用分摊以及打印配额管理，这些手段都可以帮助企业进行成本控制，同时使各部门的打印成本更加透明，从而进一步加强各部门的打印成本节约意识。同时，佳能uniFLOW也可以对每一位员工进行打印管理，人性化地分配不同的打印和复印额度或权限，从而通过控制用户打印文档的方式降低成本。
以往公司员工在打印时，通常的情况是：只要在电脑端点击打印，另一端的复合机就会自动打印出文档。复合机旁经常会有遗弃的废打印文档。而佳能智简数码复合机则可以防患于未然，通过ID卡打印功能实现刷卡打印，避免误打印的发生。在实施刷卡打印系统后，员工在电脑端点击打印按钮后，打印作业会保留在uniFLOW服务器上，员工只有在佳能智简数码复合机上端刷卡，系统验证身份后，文档才会打印出来。如果是误打印的文档，员工便可以在刷卡前将其取消，避免不必要的浪费。这样做，无疑可以有效杜绝不必要的打印浪费情况，打印的废纸率可以显著降低。
隐性成本把控有道：佳能远程亦能服务贴心保障
办公文印的设备故障在办公室中并不少见，但往往由于无法及时维修，从而影响员工办公的效率，严重的甚至会造成日常办公无法正常运转。这为企业造成的损失就是往往企业管理者容易忽视的隐形成本的提升。如果拥有更加高效、快捷的售后服务，在第一时间应对文印设备故障，那么就不再会出现类似因小失大的事情了。
佳能为此提出了应对之道。他们将已在海外市场成功应用的远程亦能服务引入中国。目前，佳能远程亦能服务适用用户主要是已经在使用MG服务和使用佳能数码复合机产品的企业用户。使用远程亦能服务后，佳能数码复合机将自动通过远程服务系统发送设备报错详细信息：如设备错误、卡纸代码等设备的当前状态到全球服务器上，全球服务器即时反馈到佳能中国技术热线中心，技术工程师首先致电客户解决问题，如无法通过远程指导解决，将派出售后工程师上门服务。这相比于以往找人维修，需要支付修理费，零件费，甚至交通车费以及人员、时间的成本相比，的确是更简单、更省钱。
此外，对于用户来说，使用佳能远程亦能服务，可以直接通过服务器自动发送邮件统计耗材使用情况，用户无需耗费精力和空间储备备用耗材，也不会发生耗材的短缺，在耗材余量到达设定值时，佳能服务专员会主动联络用户配送耗材。
服务工程师可随时掌握设备运转情况，及时解决机器的潜在问题，确保机器一直在最佳运行状态。有一位用户有过这样的经历：“之前的打印效果一直不太理想，经常要重新打印，耗费了时间不说，也造成了很多纸张的浪费。”但享受了MG以及远程亦能服务后，佳能工程师会主动设置好相应的输出格式，现在再也不用守候在机器旁边看守并随时放纸，一张张去扫描或者复印了。这种工作效率的提升，实际上也是节省隐形成本的一种体现。
无论是可见成本还是隐形成本，办公文印环节的成本把控始终是企业一项系统性的长期工作，其中的每一个环节都不容忽视。从前期的打印监控及成本分析、到使用过程中推出有效的降低文印成本的手段，再到后期维护避免隐性成本的增加，从软件平台到硬件设置，佳能智简数码复合机都有一一应对的解决之道，也将对企业文印成本把控带来显著支持。
